banco de reserva = resiliência
Texto originalmente publicado no Blog Lentes de Decisão, no Estadão Digital, em 11/04/2030
https://www.estadao.com.br/economia/lentes-de-decisao/banco-de-reservas-resiliencia/
O conhecimento pode ser uma fonte importante de resiliência na organização. Por exemplo, um funcionário pode ter conhecimento vital para a eficiência funcional da organização. Se ele sair de férias ou deixar a organização, deve haver outra pessoa ou algo que também detenha esse conhecimento como backup, ou ele pode ser irremediavelmente perdido.
As equipes de basquete ou vôlei ou futebol chamariam isso de “força do banco (de reservas)”, necessária para manter o jogo em andamento mesmo que alguns dos jogadores se cansem e tenham que ser substituídos. A força do banco é uma maneira de criar redundância durante a interrupção e, portanto, aumentar a resiliência. A ideia de “força de bancada” intelectual também é vital para a resiliência de uma organização.
Várias organizações têm planos de sucessão para diversos níveis da organização. Como reformular o planejamento de sucessão para alinhá-lo com um sistema mais resiliente?
O primeiro passo é discernir os papéis críticos dos membros da equipe na organização. O segundo passo é fazer um conjunto de perguntas para cada cargo e/ou função durante uma entrevista com as pessoas que ocupam esses cargos. As possíveis respostas ajudam a avaliar o nível de redundância em cada função e a identificar áreas de risco.
Algumas das perguntas que as organizações podem usar para avaliar a redundância de conhecimento e habilidade crítica incluem:
- Qual é a descrição da função principal e o título?
- Quem está na posição?
- Por que essa posição é tão crítica para a organização?
- Quando a pessoa nesta posição possivelmente se aposentará?
- Há quanto tempo a pessoa está nesta posição?
- Qual é a força atual do banco de reservas? Há outros na organização que podem cobrir algumas ou todas as funções desta posição?
- Onde existem lacunas nas competências e habilidades em outros membros da equipe?
- Que conhecimento chave essa pessoa possui?
- Quais relacionamentos-chave, internos e externos, são mantidos por essa pessoa e/ou cargo?
- Quais são suas intenções, declaradas ou não, sobre uma possível saída da organização?
- Caso haja uma saída não planejada ou de curto prazo, quais são as principais necessidades e estratégias de backup necessárias para manter as funções críticas do cargo?
- Quais outros cargos serão afetados caso essa posição fique vaga ou ocorra afastamento?
A redundância em pontos críticos deve existir em todos os níveis e formas da organização. Um assistente executivo com muito tempo de casa pode ter mais conhecimento crítico do que um gerente, por exemplo. Em outras palavras, posições críticas não se limitam a pessoas nos níveis superiores da organização. A redundância precisa existir sempre que conhecimento, habilidades e outros aspectos da organização são vitais para sua função. Este é um ponto importante ao garantir redundância crítica em uma organização que deseja mais resiliência!
Nem tudo é uma redundância crítica
Se a sua organização pode facilmente substituir conhecimentos ou habilidades se alguém sair, então você não precisa de redundância crítica para fazer backup de uma função principal.
Como podemos determinar onde a redundância é crítica e onde pode não ser tão importante? Ao identificar possíveis áreas de redundância crítica, faço estas perguntas-chave:
- Levará muito tempo para desenvolver as habilidades, conhecimentos e relacionamentos essenciais para que a organização prospere no futuro?
- Quais cargos ou funções exigem um cronograma longo para começar a funcionar se alguém sair?
- Há funcionários internos que podem ocupar o cargo interinamente até que alguém novo seja encontrado para preenchê-lo?
- Existem relacionamentos fora da organização com os quais essa pessoa é a única conexão?
- Em caso afirmativo, como você pode criar redundância de relacionamento com parceiros críticos antes de precisar?
As respostas a essas perguntas ajudam a entender onde são necessários planos de redundância específicos para garantir o bom funcionamento quando ocorre uma perturbação na equipe ou na operação. Abordar essas questões dentro de sua própria organização ajudará a descobrir áreas onde a criação de redundância crítica levará a uma maior resiliência, não importa o que aconteça!
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